Volgende week ben ik ingehuurd om op een symposium niet alleen als spreker op te treden, maar ook als dagvoorzitter. Ik heb heel veel spreekopdrachten uitgevoerd, maar mijn ervaring als dagvoorzitter lag tot voor kort in de sfeer van het vrijwilligerswerk. Dat komt natuurlijk omdat ik me niet profileer als dagvoorzitter voor zakelijke bijeenkomsten. Ik ben niet van plan om me te gaan profileren als dagvoorzitter, maar als ik ervoor gevraagd word, wil ik het verzoek wel in overweging nemen. Over het onderwerp van het genoemde symposium van volgende week weet ik in ieder geval ruim voldoende om me daar zeker over te voelen: duurzaamheid. Daar heb ik bijna vijftien jaar beroepsmatig artikelen over over geschreven voor industriële vakbladen.

In mijn leven heb ik honderden dagvoorzitters meegemaakt waaruit ik wel het een en ander over dat vak heb geleerd. Verder heb ik deelgenomen aan een sessie over dagvoorzitters op de dag van de toegevoegde waarde 2010 in Meeting Plaza in Utrecht (zie bovenstaande foto). Dit blogartikel over dagvoorzitters is grotendeels gebaseerd op die sessie, die werd georganiseerd door goededagvoorzitters.nl . Natuurlijk leer je het vak van dagvoorzitter vooral door het veel op te treden als dagvoorzitter en steeds te evalueren om te kunnen blijven groeien.

Wie een zakelijke bijeenkomst organiseert, komt altijd voor de vraag te staan wie er gevraagd wordt als dagvoorzitter. Globaal kunnen er vier mogelijkheden voor de keuze van een dagvoorzitter worden onderscheiden: iemand van binnen de organisatie, een expert, een bekende Nederlander of een professionele externe dagvoorzitter. Als deze opties hebben hun voor- en nadelen. Iemand vragen uit de eigen organisatie brengt doorgaans de minste koste met zich mee. Een bekende Nederlander kan extra deelnemers trekken. Een expert weet precies waar de bijeenkomst over gaat. Een externe dagvoorzitter kan door zijn onafhankelijkheid en ervaring sneller de vinger op de zere plek leggen. De keuze van een dagvoorzitter wordt vooral bepaald door het budget en de doelstellingen.

Op de genoemde dag van de toegevoegde waarde kwam naar voren dat de grootste angst die meetingplanners hebben voor externe dagvoorzitters is dat zij hun ego teveel op de voorgrond zetten. Dat is meestal niet de bedoeling, want het is de taak van de dagvoorzitter om er aan bij te dragen dat de sprekers schitteren, de deelnemers een goede ervaring hebben en de doelstellingen van de bijeenkomst worden bereikt.

Hoe kies je de juiste dagvoorzitter voor een bepaalde bijeenkomst? Vorig jaar heb ik in opdracht van congreswereld.nl een column geschreven met zeven tips voor het selecteren van een spreker. Die tips zijn ook van toepassing op het selecteren van een dagvoorzitter.

In een document van goededagvoorzitters.nl worden de volgende twaalf rollen onderscheiden die een dagvoorzitter – afhankelijk van programma en doelstelling, kan spelen:

• Adviseur/Communicatie-expert: Praat in vroeg stadium mee over concept, programma-indeling en inhoud. De dagvoorzitter helpt voor ieder programmaonderdeel de juiste aanpak te kiezen, passend bij doel en doelgroep
• Brainstormer: Inventariseert gezamenlijke kennis en creativiteit; begeleidt weging van de uitkomsten
• Discussie-/debatleider: Leidt de uitwisseling van visies, meningen en feiten.
• En omdat geen discussie hetzelfde is, helpt de dagvoorzitter het doel helder te formuleren en daar de meest passende debatvorm bij te zoeken
• Energizer/motivator: Tilt de bijeenkomst naar een hoger energieniveau en zorgt dat de aanwezigen zich open stellen voor interactie en informatieoverdracht
• Entertainer: Ondersteunt het programma door inzet showelementen;
• Facilitator: Begeleid processen binnen de groep en helpt deelnemers het gesprek optimaal te voeren
• Interviewer: Krijgt in gesprek met sprekers, panelleden en deelnemers alle relevante informatie boven tafel
• Marktmeester: leidt uw (banen/product)markt in goede banen.
• Moderator/katalysator: Maakt diepere lagen zichtbaar en begeleidt (verhitte) gemoederen naar optimaal eindresultaat
• Presentator/ceremoniemeester: Zorgt dat het programma op schema verloopt en legt soepele verbanden tussen onderdelen
• Digitale dagvoorzitter: helpt de inzet van social media ook een inhoudelijke toegevoegde waarde te geven, door in voor- en natraject on-line met de deelnemers in gesprek te gaan. Ook tijdens de bijeenkomst maakt de digitale dagvoorzitter optimaal gebruik van de inzet van social media als inhoudelijke meerwaarde voor de interactie.

Wat is nu eigenlijk een goede dagvoorzitter? Het genoemde document van goededagvoorzitters.nl zegt daarover het volgende:

Een goede dagvoorzitter is een professional die de kunst verstaat mensen met elkaar te laten communiceren. Hij of zij heeft uw doel helder voor ogen en weet dat te vertalen naar de deelnemers aan de bijeenkomst. De ideale dagvoorzitter voelt de sfeer feilloos aan en bouwt bruggen. Hij of zij brengt energie en prikkelt aanwezigen om tot nieuwe inzichten te komen.  

Het vinden van de juiste dagvoorzitter voor uw bijeenkomst kost tijd. Pak dit onderdeel daarom in een vroeg stadium op en betrek de beoogde dagvoorzitter liefst bij de voorbereidingen.