Hoe zet je een evenement op waarmee je je doelstellingen kunt bereiken? Een formele klassieke brainstormsessie kan daarbij bijzonder behulpzaam zijn. Eventive Business Events doet dat steeds vaker met opdrachtgevers. Het bureau heeft deze week uitgeroepen tot de week van de creativiteit en organiseert deze werkweek voor belangstellenden iedere ochtend brainstormsessies op het kantoor in Amsterdam Zuidoost.

Gisteren heb ik deelgenomen aan de eerste brainstormsessie van deze week. Na een korte inleiding van eventmanager en managing director MariĆ«lle van der Zouwen ging de groep van zoā€™n tien personen aan de slag met een vraag die was ingebracht door Ć©Ć©n van de deelneemsters. Zij werkt bij een grote internationale organisatie in de IT-branche, en wilde graag brainstormen om tot voorstellen te komen voor de inrichting het kantoor waarĀ Ā  de Nederlandse vestiging binnenkort naartoe verhuist.

Die vraag had geen dus geen betrekking op een evenement. Voor de procedure wordt gevolgd bij een brainstormsessie maakt dat niets uit. De vraag werd geformuleerd als: hoe kan het gebouw zodanig ingericht worden dat medewerkers en bezoekers zich niet alleen prettig voelen, maar ook merken dat het bedrijf vernieuwend en trendsetter is? De vragenstelster was op zoek naar voorstellen die wauw-reacties kunnen oproepen.

Aan het einde van een inspirerende ochtend ging de dame met grote vellen papier met ideeƫn en voorstellen naar haar eigen kantoor. Het resultaat was samengevat in drie globaal omschreven plannen

• Voorzieningen creĆ«ren waardoor werknemers op het werk kunnen bewegen en ontspannen om fit en productief te blijven.
• Een ā€˜groene routeā€™ opzetten waaruit blijkt dat het bedrijf verantwoordelijkheid neemt ten aanzien van zaken die verband houden met natuur en milieu.
• Digitale borden aanbrengen met wisselende inspirerende beelden en citaten

Wikipedia omschrijft brainstormen als een creativiteitstechniek die doel heeft om snel veel nieuwe ideeƫn over een bepaald onderwerp of vraagstuk te genereren. Het kenmerk van een brainstormsessie is dat het waardeoordeel over de geopperde ideeƫn wordt uitgesteld totdat alle ideeƫn zijn opgesomd. De term brainstorming is voor het eerst vermeld in 1953 in het boek Applied Imagination van Alex F. Osborn. Voor het brainstormen gelden de volgende basisregels:

• Geen kritiek. Er dient geen kritiek op de geopperde ideeĆ«n geleverd te worden. Later in het proces worden de opgesomde ideeĆ«n bekritiseerd.
• Aandacht op kwantiteit. Het achterliggende idee van het brainstormproces is dat door zoveel mogelijk ideeĆ«n op te sommen er altijd wel een bruikbaar idee bij zit.
• Wilde ideeĆ«n zijn welkom. Wilde ideeĆ«n maken mogelijk nieuwe onverwachte toepassingen mogelijk.
• Synergie, 1+1=3. Door het combineren van bestaande goede ideeĆ«n zijn mogelijk nog betere ideeĆ«n te realiseren.

In het brainstormproces kunnen de volgende fasen worden onderscheiden.

• Voorbereiding. Er wordt een groep van 2 tot 15 personen samengesteld. De groep wordt vooraf aan het brainstormproces ingewijd in het probleem en het procesverloop. De voorzitter bereid het benodigde procesmateriaal voor.
• IdeeĆ«n genereren. Onder leiding van de voorzitter worden de ideeĆ«n verzameld. Meestal gebeurt dit op een ā€œwhite boardā€ of een ā€œflip-overā€. De voorzitter zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt en dat er geen kritiek op de geopperde ideeĆ«n wordt geleverd. Meestal duurt deze fase enkele uren. Belangrijk is dat er in de groep een productieve en creatieve ontspannen sfeer heerst. Deze fase wordt meestal verdeeld in een divergeerfase (waarin zo veel mogelijk verschillende losse ideeĆ«n worden geopperd) en een convergeerfase (waarin de losse ideeĆ«n worden geclusterd tot samenhangende blokken)
• Evalueren. Tenslotte worden de ideeĆ«n systematisch geĆ«valueerd. Deze fase kan zowel door de groep als door vakspecialisten worden gerealiseerd. Naast de evaluatie vindt in veel gevallen tevens en prioritering plaats: welke ideeclusters zijn het beste om als eerste op te pakken.