Categorie 
Via mijn computer heb ik vandaag de Masterclass Social Media voor organisatoren van events gevolgd die vanmiddag is gehouden in de Westergasfabriek in Amsterdam. Natuurlijk heb ik honderden video’s van delen van congressen op mij computer gezien, maar dit was de eerste keer dat ik een live event op mijn kantoor aan huis op afstand heb gevolgd. Het is me goed bevallen. Voor mij was deze optie beter dan de masterclass fysiek in Amsterdam bijwonen. En wel om de volgende redenen:
- ik had geen reistijd en reiskosten
- ik was in de gelegenheid om een monteur binnen te laten die een warmtemeter voor de stadsverwarming moest vervangen
- tussendoor kon ik snel reageren op een e-mail voor een aanvraag van voor een optreden op korte termijn
- in de pauze heb even gewerkt aan een bericht voor mijn weblog over mijn deelname aan de dag van de parapsychologie 2010
- ik was uitgerust voor een afspraak vroeg in de avond en had daarna nog energie om dit blogbericht te schrijven
Natuurlijk zijn er ook nadelen. Het belangrijkste nadeel voor mij is dat ik niet in de gelegenheid was om contacten te leggen met potentiële opdrachtgevers uit de event-branche. Als ik dat zou willen, zou ik ze per e-mail kunnen benaderen via de Ning community http://msmevent.ning.com, waar de meeste deelnemers van dit jaar en vorig jaar op staan, maar dat is natuurlijk minder prettig en effectief dan een ontmoeting in real life.
Vier sprekers gingen in op de vele mogelijkheden van sociale media waarmee organisatoren van events (zowel business to business als business to consumer) hun voordeel mee kunnen doen. In de aankondigingen was vermeld dat de volgende vragen aan bod zouden komen.
• Waarom online technologie toepassen in de event branche?
• Hoe integreer je nieuwe online technologieën in jouw evenement?
• Wat zijn de belangrijkste trends en ontwikkelingen?
• Welke online marketing tools zijn voorhanden en hoe kun je ze inzetten?
• Hoe bepaal je jouw doelstelling en strategie als het gaat om sociale media?
• Hoe realiseer je sneller een groter bereik onder jouw doelgroep?
• Hoe bespaar je op kosten voor event registratie, promotie en organisatie?
• Hoe ga je de dialoog aan met jouw doelgroep?
• Hoe bouw je een community op rondom jouw event?
• Hoe creëer je nieuwe samenwerkingsverbanden d.m.v. crowd sourcing?
• Hoe creëer je extra beleving voor, tijdens en na events?
• Hoe organiseer en promoot je online events zoals webinars?
• Hoe zorg je voor een succesvolle kruisbestuiving tussen online en offline?
Als spreker en mentalist verzorg ik optredens op uiteenlopende evenementen. Dan is het goed om te weten welke vernieuwingen er in de event-branche zullen worden gerealiseerd. Op de conventie 2010 van de Professional Speakers Association (PSA Holland) in Noordwijk heb ik het een en ander gehoord over de invloed van sociale media op het werk van sprekers (kortweg Speaker 2.0) en eventmanagers (kortweg Event 2.0), maar ik had de indruk dat het nuttig voor mij zou zijn om daar meer over te leren. De bovengenoemde vragen vond ik voldoende interessant om het programma online te volgen.
Wie een evenement organiseert over de mogelijkheden van sociale media voor evenementen moet natuurlijk zelf het goede voorbeeld geven. Ik vind dat de organisatoren Gerrit Heijkoop en Liza Bergmans daar in zijn geslaagd. Aan de masterclass in de Westergasfabriek in Amsterdam hebben ongeveer tachtig mensen deelgenomen. Daarnaast is het evenement online gevolgd door circa tachtig personen. De Streaming live video is verzorgd door Ystreams.tv .
De strategie die de organisatoren hebben gebruikt om hun masterclass te realiseren kan goed tot voorbeeld dienen voor andere organisatoren van events. Als je een flink aantal bezoekers op je event wilt hebben, zul je ze meerdere malen moeten benaderen met interessante informatie. Om dat te kunnen doen, heb je hun contactgegevens nodig, in ieder geval voornaam, achternaam, e-mail en, heel belangrijk in verband met de anti-spam wetgeving, toestemming om ze te benaderen. Dat kan heel goed via een online community, waar de leden informatie kunnen uitwisselen over onderwerpen die hen boeien. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van gratis mogelijkheden als LinkedIn groepen en communities van Ning of Mindz, maar ook van applicaties die deel uitmaken van de website van een organisatie. Zelf vond ik de Ning community van MSM10 via aankondigingen op LinkedIn en berichten op Twitter.
Als de deelnemers ‘warm zijn gemaakt’, bijvoorbeeld door het bekijken van korte video’s van de masterclass van vorig jaar, en het lezen van ervaringen van deelnemers, moet je ze verleiden in te schrijven. Vaak helpt het om te laten zien wie er deelnemen. Als mensen er bekenden tussen zien, of personen met wie ze graag in contact willen komen, kan hen dat net over de brug halen.
Het event moet zodanig worden georganiseerd dat mensen niet alleen nieuwe dingen leren, maar hun deelname ook ervaren als een leuke belevenis. Het verdient aanbeveling om de deelnemers na het event enthousiast te houden. Dat kan door foto’s en video’s van het event beschikbaar te stellen, maar ook door discussies en informatie-uitwisseling binnen de community te bevorderen (zodat en digitale ‘voetafdruk’ wordt achtergelaten). De deelnemers voelen zich dan betrokken en zijn geneigd met de nieuw opgedane ideeën aan de slag te gaan en een volgende editie van het evenement aan te bevelen aan anderen. Dat komt de continuïteit ten goede. Bij het voorbereiden van een event en bij het bouwen van een event-community, dient rekening te worden gehouden met vier C’s.
- Content. De inhoud van MSM10 werd verzorgd door Ron Overbeek (Statement), Antal de Waij (Engagement Media), Jan Willem Kemper (XWebinar.nl) en Ruud Janssen (TNOC). Zij boden waardevolle informatie die ik heb opgetekend op maar liefst 15 A4-tjes, en waar ik ook nog andere blogberichten over kan schrijven, bijvoorbeeld over webinars.
- Context. MSM10 vond plaats op een bijzondere historische industriële locatie in rood-paars licht. De jarige dagvoorzitter Rowena Timmermans zorgde voor een geanimeerde sfeer met veel interactie. Het stemmen over stellingen per mobiele telefoon, droeg ook bij aan goede stemming.
- Connectivity. De Masterclass bood gelegenheden tot netwerken voorafgaand in het programma, in de pauze en na afloop. De deelnemers kunnen elkaar ook vinden via de Ning community.
- Continuity. De sprekers is gevraagd hun presentaties te delen via Slideshare en de deelnemers zijn uitgenodigd om hun uitgewerkte aantekeningen te posten in de community. Daarnaast zullen er ook op andere fora (waaronder mijn weblog) berichten worden gepost die zullen bijdragen aan het succes van MSM11.
Tags: 
Wat een mooi verhaal. Heel goed opgezet, makkelijk te volgen, ook annimerend
Bedankt voor deze online bijdrage en enthousiasme!! Vriendelijke groeten, Rowena Timmermans de gisteren jarige dagvoorzitter.
Beste Arend,
Goed verlsga van een inderdaad ook live geslaagde middag in mijn beleving als spreker en deelnemer.
Het leren van de nieuwe taal om de 4 C’s zoals je terecht benoemd ook goed in te zetten als event organiser is geen makkelijke maar wel een hele spannenede en leuke opgave.
ALs spreker ervaar je de dynamiek van de backchannel waarbij het multitasken op het podium tussen, content, context, connectivity en vervolgens continuity veel oefening en aandacht veresit. Het maakt (als je gefocused bent) de beleving intens en inhoudelijk veel “rijker” dan wat ik voor het nieuwe media tijdperk meemaakte.
Het wordt een soort interactieve training met deelnemers live en hybride deelnemers op afstand. Als deze vervolgens ook hun eerlijke ervaringen delen is het rendement enorm en dankje voor jouw overzichtelijk verslag van jouw ervaring!
Welke bronnen gebruik je zoals om dit soort events online te identificeren en te volgen? wellicht als we die delen met elkaar kunnen we wederom ook na het event van elkaar leren en het “halflife” van het event ook verlengen tot MSM11nl. Hoop dat deze hyberide deelname je ook motiveert om dan live te contribueren onsite. Zou leuk zijn,
Met vriendelijke groet,
Ruud Janssen
TNOC
@ruudwjanssen
Beste Ruud,
Hartelijk dank voor je uitstekende presentatie op MSM10 en voor je reactie op mijn blogbericht.
Via een e-mail vernam ik een dag van te voren dat MSM10 ook online te volgen was. Dat was voor mij een goede optie. Ik ken nog geen systeem om systematisch na te gaan wanneer en waar er online evenementen plaatsvinden. Als jij daarvan wel op te hoogte bent, houd ik me daarvoor aanbevolen.
Ik kom tamelijk veel op evenementen. In de meeste gevallen is dat omdat ik er een optreden mag verzorgen. Daarom ben ik tamelijk selectief in het deelnemen aan evenementen waar ik geen presentatie hoef te verzorgen. Als het me vooral gaat om de content, is online volgen voor mij een goede optie.
Met vriendelijke groet,
Arend Landman
Beste Arend,
bedankt inderdaad voor je uitgebreide verslag van je online bijwonen van MSM10.
Mijn bedrijf heeft de streaming van het event verzorgd en het is dan altijd leuk zo’n uitgebreide reaktie te krijgen.
Een aantal opmerkingen naar aanleiding van je verslag:
1. Aantal online kijkers even hoog als IRL
Dat het event online door 10 personen is bekeken was een inschatting gemaakt door Gerrit op basis van de reacties die hij kreeg op zijn oproep via twitter tijdens de conferentie. Kijk je echter naar de log file (meten is weten), dan zie je echter dat er in totaal 78 personen gekeken hebben naar de Live online Stream. Da’s dus evenveel als er in de zaal zaten.
2. Streaming aanbieden is dus kostbaar.
Om te beginnen zijn de streaming kosten als gevolg van de “user generated content” benadering zoals we die hier hebben gehanteerd, niet kostbaar, maar precies zo hoog als de evenement organisator zelf kan organiseren.
Daarnaast bereik je met de live stream nu evenveel mensen als er in de zaal zitten.
Je geeft zelf in je verslag aan dat het netwerken een enorm belangrijke component is die je online mist. Daarom denk ik dat jij volgend jaar wel aanwezig bent en waarschijnlijk een groot deel van de 80 kijkers ook.
Zet vervolgens de lage streaming productie kosten af tegen de acquisitie voor MSM2011 en je zult zien dat dit een erg kost effectieve methode is.
3. Marketing gericht op betalende bezoekers IRL.
Live streaming en de marketing van de link naar je doelgroep zijn twee kanten van dezelfde medaille. De MSM10 organisatoren hebben inderdaad hun marketing pijlen vooral op echte bezoekers gericht. Marketing van de Live stream vond eigenlijk alleen een in korte mailing vooraf plaats en gedurende het event.
Toch had dit tot gevolg dat er evenveel online als real life bezoekers waren.
Kun je nagaan wat er gebeurd als de Live Stream echt goed gaat marketen naar je doelgroep
Het live streamen van events wordt tot nu toe alleen gebruikt door de internationale brands (bijv. ONeill) die via het internet hun wereldwijde doelgroep direct aanspreken.
Toepassing van live streaming bij events zoals gisteren staat nog in de kinderschoenen, maar MSM10 laat zien dat het een super effectieve manier is om je bereik sterk te vergroten.
Wie geinteresseerd is Live Streaming ook voor zijn eigen evenement toe te passen en daar van gedachten over te wisselen kan contact met me opnemen via urlings@ceryx.nl
P.s.
Waarom zouden er trouwens voor MSM2011 niet gold tickets zijn voor het lijfelijke event (inclusief koffie, bitterballen en de mogelijkheid voor direct persoonlijk contact t.b.v. netwerken) en silver tickets voor het online event ?
Beste Hub,
Dankjewel voor je uitgebreide reactie. Op basis van je gegevens heb ik mijn oorspronkelijke blogbericht aangepast. Ook heb ik een link opgenomen naar Ystream.